常州机电职业技术学院档案管理实施细则（修订）

第一章   总  则

    第一条  为了进一步规范和加强学校档案管理工作，充分发挥档案在教学、科研和管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》，制定本细则。

    第二条  学校档案是指在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中，直接形成的具有保存利用价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式、载体的历史记录。

    第三条  学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是各项管理工作的重要组成部分。

    第四条  学校档案工作纳入学校工作规划、部门工作计划和岗位人员责任制中。

第二章  管理体制

    第五条  学校档案工作接受省教育厅、江苏省档案局和常州市档案局的业务指导、监督和检查。学校档案工作由学校党委书记分管，党办综合档案室负责开展全校档案工作，对全校的档案事业实行统筹规划、组织协调、监督、检查和业务指导。

    第六条  党办综合档案室的主要职责：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

 （二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

 （三）负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案；

 （四）编制检索工具，开展档案编研工作，开发档案信息资源；

 （五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

 （六）开展档案提供利用工作；

 （七）开展学校档案工作人员的业务培训；

 （八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

 （九）参加档案学术研究和交流活动。

    第七条  为了妥善保管和便于利用档案，各部门、各单位负责人负责本部门、本单位档案工作，并指定一名工作认真、富有责任心的人员从事本单位档案工作，负责本单位档案材料的收集、整理和移交工作。

第三章  文件材料归档

    第八条  各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的前提。各部门、各单位应实行“四同步”管理，即同时布置、检查、总结、验收档案工作。各部门、各单位专兼职档案人员应做好各类材料的收集、整理和组卷工作，编制移交目录，并按时移交到学校综合档案室。

    第九条  对于个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体材料，必须按照规定及时归档，不得据为己有。

    第十条　学校对科研成果、产品试制、基建工程、外购５万元以上设备或其它技术项目进行鉴定、定型、项目竣工和设备开箱验收时，应当通知档案部门参加，预先对应归档的文件材料进行验收，以确保文件材料的完整、准确和齐全。

    第十一条  档案归档范围

    （一）党群管理类

    主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

    （二）行政管理类

    主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

    （三）教学类

    主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》的相关规定执行。

    （四）科学研究类

    按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》执行。

    （五）产品类

    主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（六）基本建设类

按照国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

    （七）仪器设备类

　　主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在５万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

    （八）出版物类

　　主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

    （九）财会类

会计报表、帐薄、凭证等材料，按照《常州机电职业技术学院会计档案管理办法(修订)》（常机电院财〔2018〕2号）执行。

（十）外事类

    主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

    （十一）实物档案

    凡属学校荣誉的国际、国内获得的奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书及具有保存价值的赠品、礼品等实物。

    （十二）人事档案

    有关人事档案按照《常州机电职业技术学院干部人事档案管理实施细则》（常机电院〔2017〕 35 号）执行。

    第十二条  归档要求

    （一）实行由档案材料形成部门、单位立卷并统一归档的制度。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理组卷，编写页号或件号，填写卷内目录、备考表，注明案卷标题、密级和保管期限。

    （二）归档材料应信息准确，签署完备，格式规范，质地优良，书绘工整，内容清晰，符合有关规范和标准的要求，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝和红墨水等字迹不耐久的书写材料及复写纸。

    （三）归档材料整理立卷后，由立卷部门直接向学校综合档案室移交归档。

    （四）凡由几个单位合作完成的项目，由主持单位负责立卷归档。

    第十三条  归档时间

    （一）按年度和学年归档的材料，在次年3月向党办综合档案室移交归档。

    （二）科研类档案在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成竣工验收后三个月内归档。

    （三）仪器设备在开箱验收后将随机文件材料归档，办完设备落成验收后一个月内将设备档案归档范围内的材料移交归档。

第四章  档案管理

    第十四条  档案室接收档案时，要依据移交清单仔细核对，按照规定的分类编号方法，进行统一分类、登记、编目、排列。

    第十五条  按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定，密级分为绝密、机密、秘密三级。凡属绝密级档案采取单独登记、保管。对一定时期内不宜公开交流的专利档案材料，亦按绝密档案管理。

    第十六条  要做好档案库房防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防强光、防磁等工作，完善安全设施。

    第十七条  已归档的档案材料，需要补充、更改时，必须经文件材料有关审批负责人审查同意。

    第十八条  要定期检查档案情况，发现破损、变质的档案，及时修补和复制，并做出记录。

    第十九条  单位撤销、合并和人员调整时，必须办理文件材料交接手续，不得私自带走和销毁；人员离岗（如调出、内退、退休、辞职等情况）时，相关职能部门应通知党办综合档案室，经确认已归还所借全部档案后，方能办理离岗手续。

    第二十条  定期对档案的收进、移出、保管、利用等案卷数量和情况进行统计，编制档案工作基本情况统计报表。

第二十一条  做好档案管理各项基础工作，逐步实现档案管理的标准化、规范化和现代化。

第五章 档案的利用

    第二十二条  档案室要积极开发档案信息资源，编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，主动做好提供利用和服务工作。

    利用档案必须遵循以下规定：

（一）学校教职工查借阅各类档案，需填写档案查阅申请表，经党办综合档案室负责人同意，方可查阅；

（二）查借阅副科级以上干部人事档案须经学校组织部门负责人同意，查借阅副科级以下干部人事档案须经学校人事部门负责人同意；

    （三）查借阅会计档案必须经会计档案形成部门负责人同意；

（四）查借阅学校党委会议记录、校长办公会会议记录和密级文件，必须经党办负责人批准同意；

    （五）外单位查阅学校档案应持单位介绍信，经党办负责人签字批准后，方可查阅；

    （六）借出档案期限原则上不超过七天，到期如仍需使用，必须持档案到学校档案室办理续借手续。

    （七）利用者应严格遵守档案管理制度，自觉维护阅档秩序。

    （八）查借阅档案人员应履行保护档案的义务，严禁污损、撕毁、涂改、伪造、出卖及擅自销毁档案材料。

    （九）利用者若需复制、摘抄、翻拍档案材料，应征得档案室工作人员同意。

    第二十三条  未经学校授权或上级管理机关批准，学校任何单位或个人无权向外公布档案。

第六章 鉴定和销毁

    第二十四条  档案保管期限分为永久、长期和短期。

    第二十五条  对保管期限已到的档案，党办综合档案室提出销毁意见，经学校档案鉴定工作领导小组审核批准，按规定予以销毁或调整保管期限。

    第二十六条  销毁档案，应登记造册，履行批准手续。鉴定小组应指定两人以上进行监销，监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。未经鉴定和批准不得销毁任何档案。

第七章  档案工作人员职责

    第二十七条  专职档案工作人员职责

    （一）认真钻研档案专业理论，不断学习新知识、新技术，努力提高档案管理水平，以适应档案事业的发展。

    （二）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策，制订和补充完善本单位档案管理规章制度。

    （三）做好各类档案的收集、整理、鉴定、保管和统计工作，检查、验收归档文件材料是否完整、准确、齐全和规范，督促兼职档案工作人员按时向档案室移交档案。

    （四）参加科研成果鉴定、基建工程竣工验收、设备开箱验收和产品试制定型工作。

    （五）做好档案的提供利用工作，积极开展档案编研和档案信息化建设工作。

    （六）参加档案系统组织的各项学术和业务交流，并开展对全校兼职档案工作人员的培训工作。

    第二十八条  兼职档案工作人员职责

    （一）认真学习、宣传、贯彻执行上级和学校档案工作的方针、政策及各项管理制度。

    （二）负责本部门、本单位归档材料的收集、整理、组卷、移交及本单位档案资料的整理、保管工作。

    （三）积极参加学校档案部门组织的各项活动和业务培训。

（四）遵守学校保密规定，严格执行保密制度，不失密，不泄密。

（五）结合工作情况，对本部门和学校档案工作提出意见和建议。

第八章 档案工作考核评价

    第二十九条  考核内容

    根据各归档单位的工作职责，重点对档案工作的重视程度，归档材料的收集、整理、组卷、移交情况及完成档案部门要求的相关工作等情况进行考核评比。

    第三十条  考核办法

    档案工作考核实行等级制，根据考核情况，设优秀、合格、不合格三个等次。有下列情况之一的，应直接确定为不合格：

    （一）没有领导分管档案工作和未配备专兼职档案工作人员的；

    （二）有积存文件材料没有整理归档的；

    （三）不按规定向档案室移交档案的；

    （四）发生档案损毁、丢失、泄密等事故或其他违反档案法律法规行为的。

    第三十一条  考核程序

    （一）档案管理考核工作组针对考核内容对各单位的档案工作进行实地检查，综合考评，确定考核等次。

    （二）档案管理考核工作组将各单位考核结果在学校内网予以公布。

    第三十二条  奖励与处罚

    对在考核中取得优秀等次的单位和兼职档案人员，给予全校通报表扬或适当奖励；对在考核中取得不合格等次的单位和兼职档案人员，给予全校通报批评或经济处罚。

    有下列行为之一的，学校将对直接责任人员给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

    (一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

    (二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

    (三)涂改、伪造档案的；

    (四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

    (五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

    (六)其他违反档案法律法规的行为。

                                                              第九章 附  则

    第三十三条  本实施细则如与国家法律或上级部门的规定有不符或抵触时，按国家法律或上级部门规定执行。

    第三十四条  本实施细则自印发之日起实施。