第一章  总则

第一条  为切实做好后勤管理处档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》，结合后勤工作实际，制订本办法。

第二条  本办法所称的档案，是指后勤管理处在行政管理、后勤保障以及其它各项活动中直接形成的对部门有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式、载体的历史记录。

第三条  后勤管理处档案是全处教职工各项工作的真实记录，是重要的信息资源，是历史的凭证。

第四条  档案管理实行谁主管谁负责。后勤管理处各科室应加强对档案工作的管理，遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

第五条  处综合科负责根据学校要求，向学校档案室移交档案，各科室负责做好向处综合科档案移交工作。

第六条  档案员的基本任务

（一）对处室档案材料进行接收、收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作；

（二）做好档案利用工作，主动为各项工作服务；

（三）按规定时间向学校档案馆移交档案材料；

（四）做好防火、防虫等工作，确保档案安全；

（五）学习档案业务知识，提高管理水平；

（六）档案员应注意做好电子文件和特殊载体档案的管理工作。在电子文件归档时，实行电子版和纸质版双套制管理。

第二章  后勤管理处档案内容组成

第七条综合科

 （一）上级有关后勤管理工作的文件材料。

 （二）工作计划、总结、规章制度及重要问题的请示、报告与批复。

 （三）部门对外签订的合同。

（四）部门教职工获得省、市、学校各级组织先进集体、个人的文件、证书和影像资料。

（五）部门开展各类活动的相关材料。

（六）部门各类会议、检查、评比、考核相关材料。

（七）部门资产采购、管理相关材料。

（八）部门考勤相关材料。

（九）巡察整改相关材料。

（十）配电房运行及交接班记录。

（十一）临时用电、用水申请。

（十二）空调检查、维修台账。

（十三）电梯检查、维修、年检台账。

（十四）水电表抄表台账。

（十五）其他需存放的档案材料。

第八条  餐饮管理科

（一）日常检查台账。

（二）各类工作报表、统计表。

（三）各类重大活动餐饮保障相关材料。

（四）其他相关材料。

第九条  基建管理科

（一）基本建设项目设计/施工方案确认表。

（二）建设单位工程联系单。

（三）工程质量回访单。

（四）质量验收报告。

（五）工程款支付审批表。

（六）项目结算审核表。

（七）结算送审签批单。

（八）基本建设项目变更申请表。

（九）工程签证单。

（十）后勤管理处工作记录单。

（十一）其他相关材料。

第十条  物业管理科

（一）零星维修报修（OA流程）

（二）物业保洁日常检查（OA流程）

（三）绿化养护、盆景租赁日常检查（OA流程）

（四）维修改造项目立项申请、后勤处审核意见、预算单、工程量清单、决算单、项目验收单、项目结算审计意见。

（五）雨污水管巡察记录。

第十一条  卫生所

（一）学校医务室日常诊疗活动相关登记材料。

（二）计划生育工作相关材料。

（三）爱国卫生相关台账。

（四）学校各类传染病防控工作相关材料。

（五）学校各类重要活动医疗保障相关材料。

（六）药品盘存相关材料。

（七）师生体检相关材料。

（八）其他相关材料。

第三章  档案管理

第十二条  档案员接收、整理档案要按照规定的分类编号方法进行统一分类、编目、排架等。

第十三条  档案员对档案保管期限、鉴定销毁等事宜应按学校要求办理。

第十四条  为保证档案的完整和安全，利用者一般应在档案室阅览，经批准后方可摘录、复制，不得擅自摘录、复制。利用者应爱护和妥善使用，不得在上面划线条，做标记，不到涂改、沾污、拆散，档案未经允许不得携带外出。

第十五条  本办法由后勤管理处负责解释。本办法自公布之日起试行。